¿Se preguntan cómo potenciar su eficiencia? Quizás encuentren la respuesta en el Timeboxing, una técnica que se popularizó cuando Elon Musk reveló que era su manera de maximizar su productividad. Además, la revista Harvard Business Review la define como una habilidad clave para los desafíos del rol de los project manager, especialmente con el surgimiento de la IA.
El Timeboxing, es una práctica profundamente arraigada a los valores que caracterizan la gestión de proyectos, y surge como una habilidad atemporal e indispensable para enfrentar los desafíos del futuro.
Se prevé que, de aquí a 2030, la IA supervisará el 80% de los proyectos, tomando en cuenta que esta proyección se formuló antes del rápido aumento, por lo que los project manager deben reflexionar y adquirir habilidades clave para el futuro, tales como: Realizar tareas con enfoque y cumplir plazos.
El método Timeboxing, definido por la finalización de tareas dentro de plazos especificados, no solo ejemplifica una gestión eficiente de proyectos, sino que también opera como una fuerza transformadora que moldea la productividad individual.
Aunque surgió en los años 90, para gestionar proyectos de software, con los años ha trascendido sus objetivos iniciales para convertirse en una mentalidad que guía la productividad personal.
¿Cómo funciona realmente el timeboxing?
Antes de sumergirnos en los intrincados detalles del Timeboxing, es crucial determinar la naturaleza de tu bloque de tiempo: ¿será rígido o flexible? Un bloque rígido implica interrumpir tu tarea sin piedad al alcanzar el límite temporal, incluso si no la has completado.
En contraste, un bloque flexible permite una adaptabilidad sutil. Aquí, el límite de tiempo sugiere que es hora de concluir la tarea y pasar a la siguiente. Esta flexibilidad es especialmente útil para abordar tareas complejas o cuando se trabaja con equipos.
Ahora, adentrémonos en el arte de establecer un bloque de tiempo efectivo:
- Identificación de Tareas: Antes que todo, identifica la tarea o conjunto de trabajos que requieren atención.
- Estimación del Tiempo: Calcula cuánto tiempo podría llevar realizar esa tarea.
- Calendario como Aliado: Si es un bloque de tiempo personal o de equipo, marca un tiempo específico en tu calendario para la tarea.
- Rigidez o Flexibilidad: Decide si este bloque será rígido, imponiendo límites estrictos, o flexible, permitiendo adaptaciones.
- Evitar Disturbios: Durante el bloque, deshazte de distracciones para mantener la concentración.
- Cierre y Recarga: Finaliza la tarea al llegar al límite de tiempo y date un merecido descanso.
Beneficios
Con el Timeboxing, la procrastinación se disuelve. Al establecer bloques de tiempo definidos, te liberas de la interminable dilación. Imagina enfrentar esa tarea temida con un límite claro, obligándote a sumergirte y conquistar.
¿Te sientes abrumado por las tareas diarias? Timeboxing es tu boleto dorado. Planifica tu día, asigna bloques de tiempo específicos y observa cómo se desata una coreografía eficiente en tu jornada. Desde las reuniones hasta los proyectos personales, todo cae en su lugar.
Elimina las distracciones, sumérgete en el bloque de tiempo y sorpréndete con la eficiencia que desatas. No hay espacio para divagaciones cuando el tiempo está en juego.
Imagina que tu proyecto estrella te está desafiando. Con el Timeboxing, lo divides en bloques manejables. Dedicas, por ejemplo, 25 minutos a la investigación, otros 25 a la creación y así sucesivamente. El resultado: una obra maestra sin el estrés abrumador.
Desventaja
Según Ryan S. Gladwin, una desventaja del Timeboxing es su inflexibilidad ante imprevistos, como él mismo experimentó. Relata cómo un día, le asignaron una tarea con un plazo de 2 horas justo antes de que su portátil se averiara, arruinando toda su planificación.
Este incidente le llevó a considerar que el Timeboxing debería ser más una guía flexible que una regla estricta. Así, se evitan sentimientos de culpa y desorientación, permitiendo adaptarse a las situaciones imprevistas.
En un mundo dominado por proyectos y colaboración, el dominio del Timeboxing emerge como una puerta de entrada para transformar intenciones en resultados tangibles. Además puede representar múltiples beneficios, pues con una inversión modesta de una hora por semana, que constituye un escaso 2-3% del tiempo de trabajo, puede generar efectos acumulativos, mejorando tanto el crecimiento individual como el organizacional.
Acepta esta habilidad clave, disfruta de la productividad aumentada y observa cómo se convierte en la pieza clave para desbloquear todo el potencial de tus proyectos.